Cómo crear presentaciones efectivas

Cómo crear presentaciones efectivas

Una de las herramientas más poderosa para conectar con una audiencia,  es aprender cómo crear presentaciones efectivas e influir en un público. Las presentaciones son la imagen para presentar sus ideas ante un público. No solo se trata de insertar imágenes y textos en PowerPoint, una presentación efectiva es mucho más que eso. Lo importante de una presentación es conectar efectivamente con el público para transmitir ideas, conceptos, negocios e información de alto valor. Si usted quiere dar una imagen profesional y verse como un conferencista profesional, le recomiendo leer completamente este artículo.Después de más de 11 años de impartir conferencias por el mundo entero, he descubierto lo que funciona y lo que no funciona al comunicar con un público. Aquí te daré los pasos que yo mismo doy para crear presentaciones exitosas.

Antes de crear una presentación, lo primero que tiene que hacer son las preguntas básicas:

¿Cuál es el objetivo de su presentación?

Objetivo de una presentación

Antes de comenzar a diseñar su presentación, es importante preguntarse; ¿Cuál es el objetivo de la presentación? La respuesta que usted obtenga será el objetivo que tendrá que cubrir. Escriba el objetivo y divida este en subtemas para llegar al objetivo principal.

 Ejemplo

Objetivo “Enseñar al público como preparar un pastel”

Inserte los diferentes subtemas :

1 “Diferentes tipos de pasteles”

2 “Los ingredientes”

3 “La preparación”

4 “Decoración de un pastel”

Al sumar los subtemas el orador está cumpliendo con lo planteado en el objetivo que es enseñar cómo se prepara un pastel.
Ha esta etapa le llamaré el mapa objetivo de la conferencia.

Lo importante de tener este mapa es clarificar el objetivo y conectar con la audiencia de una manera práctica y sin perder el camino. Cuando usted tiene el mapa clarificado y organizado, es muy fácil armar la información en PowerPoint.

¿Verdaderamente conoce a su audiencia?

Esta es una de las preguntas más importantes para crear una presentación efectiva. Es aquí, cuando se define el contenido dependiendo del público. No todos los públicos son iguales y este es un gran error que muchos oradores tropiezan, no considerar a quién van a dirigir el discurso.

En un mismo día, tuve la oportunidad de impartir dos conferencias en la Ciudad de México, ambas eran para jóvenes, sin embargo, eran públicos completamente diferentes. La primer conferencia estaba dirigida a estudiantes de una de las más prestigiosas universidades del país; hombres y mujeres entre 20 y 26 años de edad.

La segunda conferencia era dirigida a jóvenes con problemas de drogas, alcoholismo y desintegración familiar; hombres y mujeres entre 20 y 26 años de edad. Públicos aparentemente idénticos, sin embargo, completamente diferentes.

La manera que se aborde el tema es fundamental para conectar con ese grupo. No sera buena idea presentarse con la misma información en ambas conferencias. Recuerde son públicos con diferentes maneras de pensar y diferentes problemas.

Para resolver este dilema pregúntese ¿Cuáles son los dolores o problemas del público objetivo? ¿Cómo me puedo conectar con ellos? ¿Qué necesitan este público aprender o sanar?

Cuando usted resuelve estos cuestionamientos, estará en una posición entonces de darle solución a esos dolores o problemas. La manera más poderosa para conectar con un público es que usted conozca a quien se va a dirigir su presentación: Asegúrese investigar cuales son los dolores y problemas de ese grupo social.

Ya tiene usted un mapa objetivo de la conferencia, conoce a su audiencia y entiende cuáles son los dolores del público. Ahora escriba cual es el objetivo de su presentación.

3 canales de aprendizaje para conectar con la audiencia

1-        Auditivo “Lo que oímos”

2-        Visual “Lo que vemos”

3-        Kinestésico “Lo que sentimos”.

Asegure conectar con los diferentes públicos utilizando estos tres canales. La mayoría de programa nos permite insertar texto, audios y videos. Esto le asegura conectar con los canales de aprendizaje de una forma efectiva.

Imágenes = conversaciones que conectan con ideas

Toda imagen bien puesta en una diapositiva, conecta con ideas y permite al orador llegar a conclusiones gráficas, lo que con palabras no se puede decir se utilizan fotos. Para conectar en una presentación efectivamente, asegure que la presentación cuente con imágenes de calidad que comuniquen claramente la idea, sin usar en la misma diapositiva textos de apoyo. Esto confirma el dicho “Una buena imagen comunica más que mil palabras”. Las imágenes son conversaciones al inconsciente que conectan con ideas y comunican el mensaje a un público. Para otra parte para el orador esas imágenes se convierten en puentes entre el subtema y la idea central que comunica, este puente entre diapositivas crea el camino directo para llegar a una conclusión.

Muchas imágenes en la misma diapositiva son un mensaje de desorden. Defina con claridad qué tipo de imagen quiere usted dejar en su mensaje.

No utilice fotos que descarga de Google esto puede dar una imagen pobre a su presentación, independientemente de los problemas legales con derechos de autor.

Fotos de mala calidad y pixeleadas generan una mala imagen de la presentación y del presentador. Es recomendable usar imágenes de buena calidad. Adobe Stock es una buena y accesible solución al problema.

El sonido en presentaciones crean ambientes y ancla las ideas.

El audio es una herramienta que se utilizan para anclar ideas y enfatizar. Al fijar una idea, el participante aprende profundamente a través de lo que escucha. Palabras acompañadas de música, genera un ambiente situando al participante en un estado emocional que ayuda a comunicar el mensaje.

Muchos conferencista profesionales utilizan este recurso en un poema, cuentan una historia, parábola o en el cierre de la conferencia. El objetivo de este recurso es crear una atmósfera y enfatizar el mensaje.

Cuide la calidad del audio en su presentación, que este no tenga ruido o que confunda (gis de fondo). Un mal audio puede dañar el mensaje y termina por dar un pésimo mensaje.

Los videos afirman los mensajes

Un video en una presentación conecta con el espectador, esto le inserta dinamismo y fuerza al mensaje. No importa si son video chistosos o que cuenten una historia, un video siempre va a crear una experiencia profunda y deja un mensaje fuerte. Al final del video genere una conclusión o subraye el aprendizaje del video.

Una buena presentación es como una buena historia

El crear una presentación  es como crear una historia. Una buena historia puede cambiar al mundo, entonces dedique tiempo a la historia e investigue a profundidad; lea, vea videos, escuche a expertos y genere su propio punto de vista.

Seleccione un grupo de ideas que presentar en diapositivas. Es muy importante que cuando usted inserte textos sean cortos y efectivos. Muchas ocasiones veo conferencistas que utilizan diapositivas para leer y así exponer el tema, este es un error imperdonable que demuestra la poca preparación y conocimiento del orador. Por el contrario, una presentación efectiva presenta muy poco texto en las diapositivas , el objetivo de la información, solo es utilizada para conectar con una idea o concepto.

El uso de preguntas engancha a la audiencia.

El usar preguntas en una presentación, es tanto como una buena carnada para el pez. La mente inconsciente no puede resistir y pone atención ante una pregunta bien argumentada. Recomendable es que use constantemente esta técnica en sus presentaciones, esto generará un alto nivel de atención y participación activa del público.

¿Qué usar para crear una presentación: PowerPoint, Keynote, Prezzi?

Si duda la oferta de software para crear presentaciones es amplia. Muchos participantes de la certificación de conferencista que imparto por varios países me hace este cuestionamiento. ¿Cuál es la mejor aplicación para una presentación efectivas? La que usted sepa manejar será la mejor, PowerPoint y Keynote son similares, ambas cuentan con excelentes herramientas para insertar texto, audio y video, en ambas plataformas es posible insertar transiciones y efectos visuales de animación. Estos elementos siempre darán dinamismo a la forma de presentar el mensaje.

En el caso de Prezi, Flash, Powtoon que son herramientas muy poderosas para presentaciones, sin embargo considere algunas limitantes que lo pueden poner en graves problemas.

En cierta ocasión un conferenciante de la gama TOP de está Asociación de Conferencistas (Asociación de Conferencistas Hispanos) nos encontramos en gira por varios países de América Latina. Su presentación se la habían diseñado en Prezi. Yo había tenido la oportunidad de verla y era realmente impresionante, un par de días antes la habían usado en otro foro, sin embargo ahora el problema apareció cuando el auditorio en el que se presentaba no tenía conexión a internet. Imagina por instante el problema de llegar ante un público y no tener una presentación.

En el caso de presentaciones creadas en Flash o Powtoon son plataformas para animación y no para presentaciones. El problema real surge en el momento de controlar la presentación. El contenido es lineal y no está dividido en bloques. Esto es una limitación grande que no permite al conferencista regresar o adelantar parte de la presentación.

Sea precavido(a) y manténgase alerta

Siempre guarde respaldos de su presentación en un USB, CD o en GOOGLE DRIVE, uno nunca sabe cuando la computadora pueda fallar. Procure llegar con al menos una hora de antelación al lugar de la presentación y realice un check List (lista de comprobación);

*Computadora en buen estado y con suficiente batería,

* Proyector funcionando correctamente y transmite con claridad en las diferentes situaciones de iluminación.

* Audio se escuche con claridad, etc…

Espero de todo corazón que ahora usted esté mejor preparado(a) en el tema de cómo crear presentaciones efectivas. Será de gran valor para mi, que si usted conoce otras técnicas las comparta aquí y me dé su opinión del artículo, así nos beneficiamos todos los interesados en aprender mas del tema. Comparta este contenido en sus redes sociales.

*Si usted quiere aprender los mejores trucos de los conferencistas profesionales y que su próxima presentación sea todo un éxito certifíquese como conferencista.

 

Francisco Yáñez
El coach de los conferencistas

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